WPS 是一套整合文字表格演示 PDF 处理的国产办公软件，核心用法就是打开对应组件完成文档录入排版数据计算幻灯片制作以及文件保存导出，日常办公绝大多数任务都可以在 WPS 里面一站式完成，不需要单独安装多个办公软件。它分为个人免费版和会员增值版，基础编辑功能免费可用，会员主要解锁高级模板 PDF 高级编辑云空间等附加能力，软件支持电脑端手机端网页端，文件可以跨设备云同步，适合学生职场人员日常写报告做统计表做汇报 PPT。很多新手上手容易卡在新建文件格式选择保存版本兼容以及函数排版这些地方，只要掌握组件切换基础操作快捷键和常用功能，就可以覆盖绝大多数办公场景。

一 四大核心组件介绍

二 新建与打开文件操作

1 启动 WPS 主界面，首页可以看到新建按钮，点击之后可以选择文字表格演示 PDF，也可以直接选择空白文档或者在线模板

2 打开已有文件有三种方式，第一种在首页最近文件列表直接点击，第二种点击打开按钮浏览本地文件夹选中文件，第三种直接把电脑里面的文件拖拽进 WPS 窗口

3 新建之后记得及时保存，快捷键 Ctrl 加 S，第一次保存需要选择存放位置命名文件，建议养成每隔几分钟保存一次的习惯，避免软件崩溃丢失内容

三 WPS 文字深度操作

基础录入就是光标定位之后直接打字，回车换行，退格删除文字

选中内容可以鼠标拖动，也可以按住 Shift 点击首尾位置，选中之后可以复制剪切，快捷键 Ctrl 加 C Ctrl 加 X Ctrl 加 V

排版功能重点掌握字体字号加粗倾斜下划线，段落里面设置首行缩进行间距对齐方式，正式公文一般首行缩进 2 字符，行间距固定值或者多倍行距

插入功能可以插入图片表格页眉页脚页码分页符分节符，页眉页脚如果需要不同章节不一样，需要插入分节符并且取消同前节

查找替换快捷键 Ctrl 加 F 查找，Ctrl 加 H 替换，可以批量修改全文文字，适合统一替换错别字或者统一修改名称

样式功能是高效排版核心，设置标题 1 标题 2 正文样式，之后可以自动生成目录，在引用选项卡里面一键插入目录，长文档论文报告非常实用

修订与批注，审阅选项卡开启修订，修改内容会留下标记，批注可以添加评论，适合多人协同改稿

四 WPS 表格深度操作

单元格是表格最小单位，点击单元格输入数字文字，双击单元格进入编辑状态

基础公式，等号开头，比如等于 A1 加 B1，回车得出结果，常用函数 sum 求和 average 平均值 count 计数 if 条件判断 vlookup 跨表匹配数据

填充柄，单元格右下角小方块，鼠标变成十字之后下拉，可以自动填充序号日期或者按规则复制公式

排序筛选，选中数据区域，数据选项卡可以升序降序，开启筛选之后每一列出现下拉箭头，按需筛选符合条件的数据

数据透视表，选中全部数据源，插入数据透视表，可以拖拽字段做分类汇总，快速统计分类合计，是表格高频核心功能

图表，选中数据，插入选项卡选择柱状图折线图饼图，可以修改图表标题坐标轴，把数字变成可视化图形

单元格格式，右键设置单元格格式，可以设置数值百分比日期货币，避免长数字变成科学计数法，长数字要提前改成文本格式

五 WPS 演示深度操作

新建幻灯片，左侧缩略图区域右键新建幻灯片，可以选择不同版式，标题内容两栏等

编辑页面，添加文字框图片音频视频，在插入选项卡完成

动画，选中对象，动画选项卡添加进入强调退出动画，可以设置延迟时长

切换，就是幻灯片之间转场效果，切换选项卡选择效果，可设置自动换片时间

放映，快捷键 F5 从第一页开始放映，Shift 加 F5 从当前页放映，放映的时候可以使用激光笔批注

母版，视图选项卡打开幻灯片母版，统一修改全部页面 logo 字体版式，不需要一页一页修改

六 通用高级实用功能

云文档，登录 WPS 账号之后文件可以保存到云盘，电脑手机同步，支持多人在线协同编辑，多人同时修改同一个文档

导出另存，文件选项卡可以另存为，文字可以导出 PDF，表格可以导出 CSV，演示可以导出视频 PDF 图片

快捷键体系，撤销 Ctrl 加 Z，重做 Ctrl 加 Y，全选 Ctrl 加 A，打印 Ctrl 加 P

协同分享，点击分享按钮，可以生成分享链接，设置查看权限编辑权限，发给同事共同处理文件

会员功能，免费版足够日常基础使用，会员主要是海量付费模板 PDF 高级 OCR 识别去广告大空间云文档，普通用户可以不开会员

七 常见报错与解决办法

文件打不开，优先确认文件后缀是否匹配，文件是否损坏，可以尝试 WPS 里面修复功能，或者换版本打开

公式显示错误，比如井号 N A，一般是 vlookup 找不到匹配值，检查匹配区域是否绝对引用

排版错乱，大多是分节符分页符样式冲突，显示编辑标记可以看到隐藏符号，清理多余符号

保存提示只读，文件被其他程序占用，关闭其他打开该文件的窗口，或者另存一份新文件

掌握 WPS 四大组件的新建保存基础编辑，再熟练使用样式函数透视表母版协同这些进阶功能，就可以独立完成绝大多数办公文档任务，日常多练习快捷键和批量处理功能，能够明显提升办公效率。

【常见问题】

问题 1 WPS 怎么用才能自动生成目录

回答 1 在 WPS 文字里面先给各级标题应用标题 1 标题 2 样式，完成之后点击引用选项卡，选择插入目录，WPS 就会根据样式自动生成目录，如果正文修改页码变动，右键目录选择更新域即可刷新目录。

问题 2 WPS 表格怎么用 vlookup 函数匹配数据

回答 2 在 WPS 表格单元格输入等于 vlookup，四个参数依次是查找值，查找区域，返回第几列，匹配类型，一般最后一位填 0 代表精确匹配，注意查找区域首列必须是匹配关键字，下拉填充柄批量执行匹配。

问题 3 WPS 演示怎么用母版统一修改所有幻灯片 logo

回答 2 打开 WPS 演示，进入视图选项卡点击幻灯片母版，在母版页面插入 logo 图片，关闭母版视图之后全部幻灯片就会自动带上这个 logo，不需要逐页插入图片。

问题 4 WPS 怎么用 PDF 转 Word 功能

回答 4 打开 WPS 主界面，选择 PDF 组件，导入 PDF 文件，在顶部工具栏找到转 Word 选项，选择输出位置开始转换，扫描版 PDF 需要 OCR 识别，该功能部分属于 WPS 会员能力。

【免责申明】

本教程基于 WPS 通用版本编写，不同版本界面菜单名称可能存在细微差异，会员专属功能需要开通对应权限才可使用，本文仅作操作学习参考，不保证所有电脑环境下操作结果完全一致，重要文件操作前建议提前备份原件。