【催款函范本】在商业往来中，催款函是一种常见的沟通工具，用于提醒客户或合作伙伴及时支付尚未结清的款项。一封规范、清晰且礼貌的催款函，不仅能有效促进回款，还能维护良好的合作关系。以下是对催款函的基本结构和内容的总结，并附上一份实用的催款函范本表格。
一、催款函的主要
1. 标题明确：开头应注明“催款函”字样，便于对方快速识别。
2. 收件人信息：包括公司名称、地址、联系人等基本信息。
3. 发件人信息：提供发件单位的名称、地址、联系方式等。
4. 业务背景说明：简要说明交易情况，如合同编号、订单号、发货日期等。
5. 欠款明细：列出未付款项的具体金额、账期及付款截止日期。
6. 催促付款的语气：表达希望对方尽快处理欠款的意愿，语气需礼貌但坚定。
7. 后续措施提示：可适当提及若未及时付款可能采取的进一步行动（如法律手段）。
8. 联系方式：提供财务或相关负责人的联系方式，方便对方咨询或确认。
二、催款函范本表格
| 项目 | 内容示例 |
| 标题 | 催款函 |
| 收件人 | XX有限公司 地址：XX市XX区XX路XX号 联系人：张经理 |
| 发件人 | XX商贸有限公司 地址：XX市XX区XX路XX号 联系人：李主管 电话：021-XXXXXXX |
| 业务背景 | 您于2024年4月1日与我司签订合同编号为HT20240401的采购协议，订单号为D20240401，货物已于2024年4月15日发出。 |
| 欠款明细 | 欠款金额：人民币50,000元 账期：30天 应付款日期：2024年5月15日 |
| 催款内容 | 我司已多次通过电话及邮件方式提醒贵司付款，但至今仍未收到款项。请贵司于2024年5月25日前将上述款项汇至我司账户。 |
| 后续措施 | 若贵司未能在规定时间内付款，我司将保留依法追讨的权利，并可能采取法律手段维护我方权益。 |
| 联系方式 | 财务部：王会计 电话：021-XXXXXXX 邮箱：finance@xxcompany.com |
三、注意事项
- 语气得体：避免使用过于强硬或指责性的语言，保持专业和尊重。
- 信息准确：确保所有数据（如金额、日期、合同号）无误。
- 格式清晰：使用正式信函格式，增强可信度和严肃性。
- 保存记录：发送后建议保留副本及对方接收证明，以备后续查询或纠纷处理。
通过合理运用催款函，企业可以更有效地管理应收账款，减少资金占用风险，同时维护与客户的良好关系。
